Ohjeet

Käyttöönotto

Tervetuloa käyttämään Teatterivarausta!

Sisäänkirjautuminen

Kirjaudu sisään täällä.

  1. Kirjoita Sähköposti-kenttään sähköpostiosoite, jonka olet ilmoittanut tilauksen yhteydessä.
  2. Kirjoita Salasana-kenttään salasana, jonka olet saanut sähköpostilla palvelun käyttöönoton yhteydessä.
  3. Lopuksi paina Kirjaudu.

Jos sähköposti ja salasana ovat oikein, siirryt hallintapaneeliin.

Jos sähköposti tai salasana on väärin, sivu heittää sinut takaisin kirjautumislomakkeelle. Kokeile tällöin kirjautua uudestaan oikeilla tunnuksilla. Mikäli et siitä huolimatta pääse kirjautumaan sisään, ota yhteyttä tukeen. Yhteystiedot löytyvät täältä.

Hallintapaneeli

Hallintapaneelissa hallitset kaikkia Teatterivarauksen toimintoja.

Voit siirtyä osioiden välillä valikkoa käyttäen. Jos käytät palvelua tietokoneella tai tabletilla, valikko sijaitsee vasemmalla.

Jos käytät palvelua älypuhelimella tai muuten kapealla näytöllä, valikko löytyy klikkaamalla sivun yläosasta löytyvää kolmea palkkia.

Asetusten syöttäminen ja salasanan vaihto

Ihan ensimmäisenä kannattaa syöttää asetukset ja vaihtaa salasana.

Asetusten syöttäminen

  1. Klikkaa valikossa Asetukset.
  2. Osiossa Yleiset syötä Varausten enimmäismäärä näytöksessä eli katsomoon mahtuvien ihmisten määrä. Järjestelmä lopettaa automaattisesti varausten vastaanottamisen, kun näytökseen on varattu tämän verran lippuja.
  3. Syötä Varausten sulkemisaika ennen näytöstä minuutteina. Jos esimerkiksi haluat lopettaa varausten vastaanottamisen kaksi tuntia ennen näytöksen alkua, kirjoita kenttään 120.
  4. Kun olet syöttänyt tiedot, paina Tallenna.

Salasanan vaihto

  1. Osiossa Vaihda salasana kirjoita nykyinen salasana kohtaan Vanha salasana.
  2. Kirjoita keksimäsi uusi salasana kohtaan Uusi salasana.
  3. Kirjoita uusi salasana uudestaan kohtaan Vahvista uusi salasana.
  4. Paina lopuksi Vaihda salasana.

Näytösajat

Seuraavaksi lisätään näytösajat.

  1. Siirry valikossa kohtaan Näytökset.
  2. Klikkaa Lisää uusi.
  3. Kirjoita Esityspäivä muodossa päivä piste kuukausi piste vuosi. Jos näytös on esimerkiksi kuudes heinäkuuta 2018, kirjoita 6.7.2018.
  4. Kirjoita Kellonaika muodossa tunti piste minuutti. Tasatunneilla riittää pelkkä tunti. Jos näytös alkaa esimerkiksi kello 19.00, kirjoita kenttään 19.
  5. Halutessasi voit kirjoittaa Näytöksen kuvauksen, esimerkiksi Ensi-ilta tai Yönäytös.
  6. Jos et jostain syystä halua ottaa vastaan varauksia tähän näytökseen, ota rasti pois ruudusta Ota vastaan varauksia.

  7. Paina lopuksi Tallenna. Lomake häviää ja uusi näytös ilmestyy alapuolelle.
  8. Toista sama kaikille näytöksille.

Lippujen hinnat

Kun olet lisännyt näytösajat, on aika lisätä lippujen hinnat.

  1. Siirry valikossa kohtaan Lippujen hinnat.
  2. Klikkaa Lisää uusi.
  3. Kirjoita Lippuluokan nimi ja Lipun hinta.
  4. Jos haluat rajoittaa tämän tyyppisten lippujen määrää näytöksessä, syötä enimmäismäärä kenttään Varattavissa. Tämä voi olla tarpeen, jos esimerkiksi pyörätuolipaikkoja on rajallinen määrä. Jos jätät kentän tyhjäksi, lippuja voi varata siihen asti, kunnes koko katsomo on loppuun varattu.
  5. Paina lopuksi Tallenna. Lomake häviää ja uusi lipputyyppi ilmestyy alapuolelle.
  6. Toista sama kaikille lipputyypeille.

Julkinen varauslomake

Voit nyt aloittaa varausten vastaanottamisen.

Siirry valikossa kohtaan Julkinen varauslomake. Uuteen välilehteen aukeaa nettivarauslomake, jota teatterisi katsojat voivat käyttää lippujensa varaamiseen.

Voit linkittää varauslomakkeen esimerkiksi teatterisi nettisivuille ja sosiaaliseen mediaan.

Kopioi sivun osoite selaimen osoiteriviltä ja liitä se haluamaasi kohteeseen. Nyt kuka tahansa voi varata lippunsa helposti netissä, ja varaukset kirjautuvat automaattisesti Teatterivaraukseen.

Sivun alkuun

Varaukset ja varaustilanne

Siirry Varauksiin klikkaamalla valikossa Varaukset.

Tällä sivulla näet listan kaikista näytöskauden varauksista sukunimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä. Sekä julkisen varauslomakkeen kautta varatut että hallintapaneelissa syötetyt varaukset näkyvät täällä.

Jokainen valkoinen laatikko kuvaa yhtä varausta. Ylimpänä näkyy varaajan nimi, seuraavana varattu näytös, varattujen lippujen määrä ja kokonaissumma sekä mahdolliset lisätiedot.

Laatikon oikeassa ylälaidassa näkyvä symboli kertoo varauksen tyypin. Tietokoneen kuva tarkoittaa, että varaus on tehty julkisella varauslomakkeella. Kynän kuva puolestaan tarkoittaa, että varaus on luotu hallintapaneelissa. Kun klikkaat kuvaketta, näet, milloin varaus on lisätty. Jos varausta on muokattu lisäämisen jälkeen, näet lisäksi viimeisimmän mokkausajankohdan.

Uuden varauksen lisääminen

Voit lisätä uuden varauksen klikkaamalla Lisää uusi. Syötä varauksen tiedot kenttiin: Sukunimi, Etunimi, Sähköposti, Puhelin, Näytös, Lippujen määrä ja mahdolliset Lisätiedot.

Täällä hallintapaneelissa ainoastaan Sukunimi ja Näytös ovat pakollisia kenttiä. Lisäksi on suositeltavaa lisätä ainakin yksi yhteystieto ja tietysti varattavien lippujen määrä.

Jos lippuja näytökseen on jäljellä 50 tai vähemmän, tästä näkyy tieto lipun nimen alla. Hallintapaneelissa on mahdollista ylivarata lippuja. Tällöin jäljellä olevien lippujen määrä on negatiivinen.

Markkinointilupa tarkoittaa, että teatteri saa lähettää varauksen sähköpostiosoitteeseen tietoa tulevista esityksistä. Viimeisen näytöksen jälkeen toimitan teatterille listan kaikista luvan antaneiden sähköpostiosoitteista. Tähän kenttään sisältyy varoituksen sana: saat laittaa rastin ruutuun vain, jos varaaja on antanut siihen luvan. Jos olet epävarma, jätä valinta tyhjäksi.

Kun olet syöttänyt varauksen tiedot, paina Tallenna. Jos kentissä on virheitä, saat ohjeet niiden korjaamiseen. Jos virheitä ei ole, lomake häviää ja varaus on ilmestynyt listalle aakkosjärjestyksen mukaiseen paikkaansa.

Voit muokata olemassa olevaa varausta klikkaamalla Muokkaa. Tallenna muutokset painamalla Tallenna. Jos et tehnyt muutoksia, klikkaa Peruuta.

Voit poistaa varauksen klikkaamalla Poista. Järjestelmä varmistaa, haluatko varmasti poistaa varauksen. Klikkaa tällöin haluamaasi painiketta.

Varausten haku ja suodatus

Voit hakea varauksia nimellä. Kun alat kirjoittaa kenttään Hae nimellä, alla olevat varaukset suodattuvat hakutermisi mukaisesti.

Voit lisäksi suodattaa varauksia esityspäivän mukaan. Klikkaa Suodata-kenttää ja valitse haluamasi näytös. Alla olevat varaukset suodattuvat valitsemasi näytöksen mukaan.

Varausten tulostus

Kun suodatat näytöksen mukaan, sivun yläosaan ilmestyy Tulosta-painike. Kun klikkaat sitä, uuteen välilehteen aukeaa taulukko valitsemasi näytöksen varauksista. Voit tulostaa sivun selaimesi Tulosta-komennolla. Voit valita, haluatko tulostaa sivun pysty- vai vaakasuuntaisena järjestelmän tulostusikkunassa.

Jos käytät Google Chrome -selainta, voit myös halutessasi tallentaa taulukon PDF-muodossa klikkaamalla Kohde-osiossa Vaihda… ja Tallenna PDF-muodossa.

Varaustilanne

Siirry valikossa kohtaan Varaustilanne.

Taulukko näyttää vasemmalla kaikki esitykset aikajärjestyksessä ja oikealla kuhunkin esitykseen varattujen lippujen määrän. Alimpana näet koko näytöskauden varattujen lippujen määrän.

Sivun alkuun

Näytökset

Siirry valikossa kohtaan Näytökset.

Tällä sivulla näet kaikki näytökset aikajärjestyksessä ensimmäisestä viimeiseen.

Jokainen valkoinen laatikko kuvaa yhtä näytöstä. Näet laatikossa näytöksen ajankohdan ja mahdollisen kuvauksen.

Uuden näytöksen lisääminen

Voit lisätä uuden näytöksen klikkaamalla Lisää uusi.

Kirjoita Esityspäivä muodossa päivä piste kuukausi piste vuosi. Jos näytös on esimerkiksi kuudes heinäkuuta 2018, kirjoita 6.7.2018.

Kirjoita Kellonaika muodossa tunti piste minuutti. Jos näytös alkaa tasatunnilla, pelkkä tunti riittää. Jos näytös alkaa esimerkiksi kello 19.00, kirjoita kenttään 19.

Halutessasi voit kirjoittaa Näytöksen kuvauksen, esimerkiksi Ensi-ilta tai Yönäytös.

Jos haluat estää nettivarausten vastaanottamisen tähän näytökseen, poista rasti ruudusta Ota vastaan varauksia. Esto vaikuttaa ainoastaan julkiseen varauslomakkeeseen; hallintapaneelissa pystyt lisäämään varauksia myös estettyihin näytöksiin.

Paina lopuksi Tallenna. Jos kentissä on virheitä, saat ohjeet virheiden korjaamiseen. Jos virheitä ei ole, lomake häviää ja uusi näytös ilmestyy alapuolelle.

Näytöksen muokkaaminen tai poistaminen

Voit muokata olemassa olevaa näytöstä klikkaamalla Muokkaa. Paina lopuksi Tallenna – tai jos et tehnyt muutoksia, Peruuta.

Voit poistaa näytöksen klikkaamalla Poista. Järjestelmä varmistaa, haluatko varmasti poistaa näytöksen.

Jos päätät poistaa näytöksen, johon on varattu lippuja, näet virheilmoituksen. Sinun täytyy ensin poistaa kaikki näytöksen varaukset tai muuttaa ne toiseen näytökseen. Voit tehdä tämän siirtymällä Varauksiin, suodattamalla kyseisen näytöksen ja poistamalla tai muokkaamalla näytöksen varaukset. Ilman tätä varotoimenpidettä järjestelmään jäisi "haamuvarauksia", jotka eivät olisi mihinkään näytökseen.

Sivun alkuun

Lipputyypit

Siirry valikossa kohtaan Lippujen hinnat.

Tällä sivulla näet kaikki lipputyypit lajiteltuna kalleimmasta halvimpaan.

Jokainen valkoinen laatikko kuvaa yhtä lipputyyppiä. Näet laatikossa lipputyypin nimen, hinnan ja mahdollisen varausrajoituksen.

Uuden lipputyypin lisääminen

Voit lisätä uuden lipputyypin klikkaamalla Lisää uusi.

Kirjoita Lippuluokan nimi ja Lipun hinta.

Jos haluat rajoittaa tämän tyyppisten lippujen määrää näytöksessä, syötä enimmäismäärä kenttään Varattavissa. Tämä voi olla tarpeen, jos esimerkiksi pyörätuolipaikkoja on rajallinen määrä. Jos jätät kentän tyhjäksi, lippuja voi varata siihen asti, kunnes koko katsomo on loppuun varattu.

Paina lopuksi Tallenna. Jos kentissä on virheitä, saata ohjeet virheiden korjaamiseen. Jos virheitä ei ole, lomake häviää ja lipputyyppi ilmestyy alapuolelle.

Lipputyypin muokkaaminen tai poistaminen

Voit muokata olemassa olevaa lipputyyppiä klikkaamalla Muokkaa. Paina lopuksi Tallenna – tai jos et tehnyt muutoksia, Peruuta.

Voit poistaa lipputyypin klikkaamalla Poista. Järjestelmä varmistaa, haluatko varmasti poistaa lipputyypin.

Jos päätät poistaa lipputyypin, jota on varattu, näet virheilmoituksen. Sinun täytyy ensin poistaa kaikki lipputyypin varaukset tai muuttaa ne toisenlaisiin lippuihin. Muuten järjestelmään jäisi “haamuvarauksia”, jotka sisältäisivät olemattomia lippuja.

Sivun alkuun

Sponsorit

Siirry valikossa kohtaan Sponsorit.

Sponsorin lisääminen

Voit lisätä uusia sponsoreita klikkaamalla Lisää uusi.

Kirjoita sponsorin Nimi. Voit myös kirjoittaa lyhyen Kuvauksen ja Web-osoitteen.

Halutessasi voit ladata Kuvan, joka näkyy sponsorin tietojen yhteydessä. Kuvan täytyy olla JPEG- tai PNG-muodossa. Valitse tiedosto laitteeltasi. Odota hetki, kunnes kuva latautuu ja näet esikatselukuvan. Jos et haluakaan ladata kuvaa, klikkaa kuvan alapuolelta Poista.

Paina lopuksi Tallenna. Jos kentissä on virheitä, saat ohjeet virheiden korjaamiseen. Jos virheitä ei ole, lomake häviää ja uusi sponsori ilmestyy alapuolelle.

Sponsorit-näkymä

Jokainen valkoinen laatikko kuvaa yhtä sponsoria. Näet laatikossa sponsorin nimen, kuvauksen ja web-osoitteen.

Sponsorin muokkaaminen tai poistaminen

Voit muokata olemassa olevaa sponsoria klikkaamalla Muokkaa. Muuta tietoja ja paina lopuksi Tallenna – tai jos et tehnyt muutoksia, Peruuta.

Voit poistaa Sponsorin klikkaamalla Poista. Järjestelmä varmistaa, haluatko varmasti poistaa sponsorin.

Sponsorien järjestyksen muuttaminen

Voit muokata sponsorien järjestystä klikkaamalla Nosta tai Laske. Jos esimerkiksi haluat nostaa alinta sponsoria yhden pykälän ylemmäs, klikkaa sen kohdalla Nosta.

Sponsorit näkyvät määrittämässäsi järjestyksessä Julkisen varauslomakkeen alapuolella sekä varauksen sähköpostivahvistuksessa.

Sivun alkuun

Asetukset

Siirry asetuksiin klikkaamalla valikossa Asetukset.

Yleiset

Osiossa Yleiset voit muuttaa varausten asetuksia.

Voit muuttaa näytelmän nimeä kirjoittamalla uuden nimen kenttään Näytelmän nimi.

Varausten enimmäismäärän näytöksessä tarkoittaa katsomoon mahtuvien ihmisten määrää. Järjestelmä lopettaa automaattisesti varausten vastaanottamisen, kun näytökseen on varattu tämän verran lippuja.

Syötä Varausten sulkemisaika ennen näytöstä minuutteina. Jos esimerkiksi haluat lopettaa varausten vastaanottamisen kaksi tuntia ennen näytöksen alkua, kirjoita kenttään 120.

Kun olet syöttänyt tiedot, paina Tallenna. Jos kentissä on virheitä, saat ohjeet virheiden korjaamiseen. Jos virheitä ei ole, saat tiedon tallennuksen onnistumisesta.

Salasanan vaihto

Voit vaihtaa salasanan kohdassa Vaihda salasana.

  1. Kirjoita nykyinen salasana kohtaan Vanha salasana.
  2. Kirjoita haluamasi uusi salasana kohtaan Uusi salasana.
  3. Kirjoita uusi salasana uudestaan kohtaan Vahvista uusi salasana.
  4. Paina lopuksi Vaihda salasana.

Jos kentissä on virheitä, saat ohjeet virheiden korjaamiseen. Jos virheitä ei ole, saat viestin salasanan vaihdon onnistumisesta. Tästä eteenpäin kirjaudut palveluun uudella salasanallasi.

Sivun alkuun

Julkinen varauslomake

Siirry valikossa kohtaan Julkinen varauslomake.

Uuteen välilehteen aukeaa nettivarauslomake, jota teatterisi katsojat voivat käyttää lippujensa varaamiseen.

Julkisen varauslomakkeen rakenne

Pakollisia kenttiä ovat Etunimi, Sukunimi, Sähköposti, Näytös ja kunkin varattavan lipputyypin määrä. Halutessaan varaaja voi lisäksi kirjoittaa puhelinnumeronsa ja mahdollisia lisätietoja sekä antaa teatterille luvan lähettää hänelle sähköpostia tulevista esityksistä.

Jos olet lisännyt hallintapaneelissa sponsoreita, lomakkeen alla näkyy Yhteistyössä-osio, jossa sponsorit on lueteltu.

Varaajan on klikattava valintaa En ole robotti ennen varauksen lähettämistä. Näin varmistetaan, ettei varausta yritä tehdä haittaohjelma. Toisinaan suojaus saattaa pyytää varaajaa tekemään jonkin kuvatehtävän, jolla todistetaan, että varaaja on ihminen. Monesti kuitenkin pelkkä valinnan klikkaaminen riittää.

Kun varmistus on tehty, Varaa-painike aktivoituu ja varauksen voi lähettää. Jos lomakkeella on virheitä tai puutteita, varaaja saa ohjeet virheiden korjaamiseen. Jos virheitä ei ole, lomake häviää ja tilalle ilmestyy viesti onnistuneesta varauksesta.

Sähköpostivahvistukset

Varauksesta lähetetään automaattisesti vahvistus varaajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Vahvistuksessa näkyy varauksen tiedot, varattujen lippujen määrä, varauksen kokonaissumma ja sponsorien tiedot.

Jos varaaja on täyttänyt Lisätietoja-kentän, järjestelmä lähettää kentän sisällön teatterin sähköpostiin. Näin teatteri saa tiedon mahdollisista kysymyksistä tai erikoistoiveista ilman, että niitä täytyisi pitää jatkuvasti silmällä hallintapaneelissa.

Jos varauksessa ei ole Lisätietoja, teatterille ei lähetetä sähköpostivahvistusta, jotta tällaiset varaukset eivät turhaan täyttäisi teatterin sähköpostia. Kaikki varaukset löytyvät kuitenkin aina hallintapaneelista.

Julkisen varauslomakkeen jakaminen

Voit linkittää varauslomakkeen esimerkiksi teatterisi nettisivuille ja sosiaaliseen mediaan.

Kopioi sivun osoite selaimen osoiteriviltä ja liitä se haluamaasi kohteeseen. Kuka tahansa voi linkin avulla varata lippunsa helposti netissä, ja varaukset kirjautuvat automaattisesti Teatterivaraukseen.

Sivun alkuun